É muito comum após a realização do inventário físico nos depararmos com itens do ativo imobilizado (por exemplo um computador) registrados na contabilidade, mas que não foram fisicamente encontrados.
Daí surgem alguns questionamentos, do tipo:
- Estes ativos devem ser baixados na contabilidade?
- É preciso criar um processo administrativo para apurar a responsabilidade?
- Como fazer a contabilização?
Vamos tentar dar as repostas mais adequadas para estas perguntas.
Vamos tentar dar as repostas mais adequadas para estas perguntas.
Em relação à primeira pergunta é preciso lembrar o conceito de ativo previsto na Norma Contábil que trata da Estrutura Conceitual da Contabilidade Pública, a qual estabelece que ATIVO é um recurso controlado no presente pela entidade como resultado de evento passado. Ainda de acordo com a Norma RECURSO é um item com potencial de serviços ou com a capacidade de gerar benefícios econômicos.
Perceba que um bem do ativo imobilizado não encontrado não cria expectativa de benefícios econômicos futuros ou potencial de serviços com a sua utilização. Logo, não deve mais configurar como um ativo e por este motivo deve ser desreconhecido, ou seja, deve ser desincorporado do patrimônio contábil.
Para ilustrar vamos sumular o registro de um computador registrado contabilmente por R$ 3.000, mas que após o inventário físico não foi encontrado.
Contabilização:
| Código da Conta | Título | Valor | |
| D | 3.6.3.1.1.01.02 | VPD / PERDAS INVOLUNTÁRIAS DE BENS DE INFORMÁTICA | 3.000,00 |
| C | 1.2.3.1.1.02.02 | ATIVO / EQUIPAMENTOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO | 3.000,00 |
Perceba que o ativo foi baixado em contrapartida de uma variação patrimonial diminutiva (VPD) que representa o registro do desreconhecimento do ativo.
Em relação à pergunta nº 2 é muito importante, a depender da situação, que se abra um processo administrativo para apurar a responsabilidade pelo ativo não encontrado.
Digamos que no nosso exemplo, após o devido processo administrativo, o órgão tenha apurado a responsabilidade de um determinado servidor e que este deva ressarcir a administração no valor de R$ 3.000,00 (considerando que o ativo não fora depreciado).
Contabilização:
| Código da Conta | Título | Valor | |
| D | 1.1.3.4.1.01.99 | ATIVO / OUTROS CRÉDITOS POR DANO AO PATRIMÔNIO – CRÉDITOS ADMINISTRATIVOS | 3.000,00 |
| C | 4.9.9.6.1.03.00 | VPA / RESSARCIMENTOS | 3.000,00 |
Observe que neste momento a Contabilidade reconhece um ativo (direito a receber em função da apuração do processo administrativo) contra uma variação patrimonial aumentativa (VPA).
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