Classificação Orçamentária e Contabilização de Softwares

A aquisição de softwares ainda causa muitas dúvidas em relação à classificação orçamentárias e contabilização dos efeitos patrimoniais.

Neste artigo você vai entender inicialmente como classificar orçamentariamente a despesa com softwares em seguida como contabilizar patrimonialmente tais aquisições quando se tratar  de bens do ativo imobilizado ou mesmo de prestação de serviços.

CLASSIFICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

Primeiramente vale recordar que até pouco tempo a aquisição e o desenvolvimento de software era classificada nos elementos 37 e 39, Locação de mão de obras e Outros Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica, respectivamente. Recentemente houve uma alteração na Portaria Interministerial nº 163/2001 (alterada pela Portaria Conjunta STN/SOF nº 2/2017)  com a inclusão de um novo elemento de despesa exclusivo para contabilização deste tipo de despesas.

Desta forma, a aquisição de softwares passou a ser classificada no elemento 40 – Serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação – Pessoa Jurídica”. A nova classificação compreende prestação de serviços por pessoas jurídicas para órgãos e entidades da Administração Pública, relacionadas à Tecnologia da Informação e Comunicação – TIC, não classificadas em outros elementos de despesa, tais como: locação de equipamentos e softwares, desenvolvimento e manutenção de software, hospedagens de sistemas, comunicação de dados, serviços de telefonia fixa e móvel, quando integrarem pacote de comunicação de dados, suporte a usuários de TIC, suporte de infraestrutura de TIC, serviços técnicos profissionais de TIC, manutenção e conservação de equipamentos de TIC, digitalização, outsourcing de impressão e serviços relacionados a computação em nuvem, treinamento e capacitação em TIC, tratamento de dados, conteúdo de web; e outros congêneres.

Ainda sobre a classificação orçamentária, os softwares podem ser classificados como despesas correntes ou como despesas de capital. No primeiro caso, quando a despesa não contribuir, diretamente, para a formação ou aquisição de um bem de capital, a exemplo a locação de softwares, pois se trata de despesa corrente.

Quando a despesa contribuir, diretamente, para a formação ou aquisição de um bem de capital, a exemplo do desenvolvimento de software que fará parte do ativo intangível, a despesa deve ser classificada como despesa como despesa de capital, tendo em vista que representa um investimento.

Desta forma teremos as possíveis classificações orçamentárias de acordo com a natureza da despesa.

3.3.XX.40 quando se tratar de despesa com locação de software (Despesa Corrente).

4.4.XX.40 quanto se tratar de contratação de empresa para o desenvolvimento de software que fará parte do ativo imobilizado (Despesa de capital).

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Em seguida veremos como contabilizar patrimonialmente a aquisição de softwares.

CONTABILIZAÇÃO DE SOFTWARES

Agora que você sabe como classificar orçamentariamente as despesas com software veremos como contabilizar patrimonialmente os dois casos vistos anteriormente.

Quando da liquidação da despesa com a locação de software (natureza da despesa 3.3.xx.40) deverá ocorrer o seguinte registro contábil:

D – 3.3.2.3.1.10.00 – ATIVO / VARIAÇÃO PATRIMONIAL DIMINUTIVA / SERVIÇOS /  LOCAÇÕES

C – 2.1.3.1.0.00.00 – PASSIVO / FORNECEDORES E CONTAS A PAGAR NACIONAIS A CURTO PRAZO

Quando da liquidação da despesa com o desenvolvimento de software (natureza da despesa 4.4.xx.40) deverá ocorrer o seguinte registro contábil:

D – 1.2.4.1.1.02.00 -SOFTWARES EM DESENVOLVIMENTO (Conta transitória)

C – 2.1.3.1.0.00.00 – PASSIVO / FORNECEDORES E CONTAS A PAGAR NACIONAIS A CURTO PRAZO

Após a conclusão do desenvolvimento do softwares o valor deve ser integralmente incorporado na conta software, conforme descrito abaixo.

D – 1.2.4.1.1.01.00 – ATIVO / INTANGÍVEL / SOFTWARES

C – 1.2.4.1.1.02.00 – ATIVO / INTANGÍVEL / SOFTWARES EM DESENVOLVIMENTO (Conta transitória)

Observe que o efeito patrimonial é diferente em ambos os casos. Enquanto no desenvolvimento de software representa um aumento do ativo Intangível, pois neste caso a despesa representa uma incorporação patrimonial com efeito no Balanço Patrimonial, pois contribuir diretamente para a formação de um bem de capital.

No segundo caso há uma variação patrimonial diminutiva em decorrência de um serviço, pois neste caso a despesa não contribuir diretamente para a formação de um bem de capital e seus efeitos são evidenciados na Demonstração das Variações Patrimoniais.