O inventário físico dos bens móveis, imóveis, intangíveis, ou mesmo dos materiais de consumo do almoxarifado é o meio que a administração pública tem para se certificar que as informações apresentadas no balanço patrimonial estão de acordo com a real posição patrimonial do órgão ou entidade.
A realização do inventário físico basicamente consiste em realizar uma inspeção física dos bens que constam no relatório extraído do sistema informatizado de controle patrimônio com o objetivo de certificar da existência física do bem e suas condições de uso.
Neste artigo vamos listar 4 atividades que não podem ser esquecidas ao se realizar o inventário físico.
Concluir o Inventário antes do encerramento do balanço.
O inventário físico deve ser realizado pelo menos uma vez ao ano, preferencialmente ao final do exercício antes da elaboração do balanço patrimonial.
E importante salientar que a realização do inventário físico é essencial na IMPLEMENTAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS CONTÁBEIS PATRIMONIAIS.
Fazer amostragem dos bens inventariados.
Fazer o inventário físico leva tempo e consome muitos recursos especialmente força de trabalho. Por isso é importante se utilizar de algumas técnicas para que este trabalho seja, eficiente, produtivo e leve o menor tempo possível.
Um erro bastante comum é pensar que ao se realizar o inventário físico todos os bens do órgão ou entidade devem ser inspecionados. Como já dissemos, isso levaria muito tempo e consumiria muitos recursos, especialmente humanos, o que tornaria o trabalho intempestivo e antieconômico.
Na verdade, o levantamento e checagem dos bens no inventário pode ser realizado por meio de amostragem. Contudo, é importante a utilização de técnicas de amostragem que garantam um grau de confiança satisfatório em relação ao universo dos bens inventariados.
Constituir a Comissão de Inventário.
É muito comum que os servidores/colaboradores do setor de patrimônio realizem o inventário físico. Entretanto, é importante que esta atividade seja desenvolvida por uma comissão inventariante composta por servidores capacitados para esta finalidade. Isso se faz necessário especialmente em função do atendimento ao princípio da segregação das funções.
Fazer a Conciliação Patrimonial.
A Lei nº 4.320/64 em seu art. 96 estabelece que o levantamento geral dos bens móveis e imóveis terá por base o inventário analítico de cada unidade administrativa e os elementos da escrituração sintética na contabilidade.
Desta forma, é imprescindível que a contabilidade realize a conciliação patrimonial através dos lançamentos que se fizeram necessário para que as demonstrações contábeis, especialmente o balanço patrimonial possa refletir a posição patrimonial da entidade e assim evitar questionamentos dos órgãos de controle, especialmente dos Tribunais de Contas.
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