Liquidação da Despesa e Seus Efeitos no Passivo.

No setor privado a liquidação da despesa muitas vezes significa pagamento. Mas, o setor público esta expressão não tem este significado.

De acordo com a Lei nº 4.320/64 o pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após sua regular liquidação. Assim, a liquidação da despesa é uma condição essencial para que a despesa seja paga.

Veja agora como a Lei nº 4.320/64 define a liquidação da despesa, em seguida você verá os seus efeitos sobre o passivo do ente público.

Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito.

1º Essa verificação tem por fim apurar:

I – a origem e o objeto do que se deve pagar; 

II – a importância exata a pagar;

III – a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.

2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados, terá por base:

I – o contrato, ajuste ou acordo respectivo; 

II – a nota de empenho; 

III – os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço.

RECONHECIMENTO DO PASSIVO LIQUIDADO

A Lei nos leva a entender que a liquidação da despesa é o momento em que se apura o direito de terceiros (fornecedores, prestadores de serviço, etc.) contra a administração pública.

Contabilmente se um terceiro adquire um direito, a administração pública contrai uma obrigação de pagamento, ou seja ocorreu o fato gerador da despesa sob a ótica patrimonial.

De acordo com a Estrutura Conceitua da Contabilidade Pública, o passivo é uma obrigação presente, derivada de evento passado, cuja extinção deva resultar na saída de recursos da entidade. Logo, não há dúvida que é na etapa da liquidação da despesa que surge a obrigação de pagamento.

DOCUMENTOS HÁBEIS PARA RECONHECER A LIQUIDAÇÃO

Para reconhecimento do passivo decorrente da liquidação da despesa em função dos fornecimentos feitos ou serviços prestados, a Lei exige a apresentação de documentos hábeis para comprovação da obrigação a pagar, são eles:

• Contratos, ajustes ou acordos. São documentos que comprovam o acordo entre o ente governamental e o credor. Contudo, nem sempre há exigência do contrato propriamente dito. A própria Lei de Licitações (art. 162) estabelece que esse pode ser substituído por outros documentos hábeis, tais como a nota de empenho.
• Nota de empenho. A nota de empenho em essência é a materialização do empenho da despesa. Como esta deve ser apresentada no momento da liquidação presume-se que a nota de empenho seja emitida antes da etapa da liquidação.
• Comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço. A nota fiscal sempre deve acompanhar a prestação do serviço ou o fornecimento da mercadoria. Esta é o documento que comprova que o fornecedor de fato cumpriu com a sua obrigação.

A liquidação da despesa refere-se apenas ao fornecimento de bens nem a prestação e serviços?

Não. Eis alguns exemplos da despesas que devem ser liquidadas mas que não se referem ao fornecimento de bens nem a prestação e serviços: despesa com pessoal ativo e inativo, pagamento de juros e encargos da dívida pública, pagamento de empréstimos, dentre outras.

Os documentos hábeis para a liquidação desta destas despesas depende de cada caso. Por exemplo, para a despesa com pessoal a nota de empenho e folha de pagamento são documentos hábeis para a liquidação. Já nos caso das despesas com juros e encargos da dívida e o pagamento de empréstimo a nota de empenho e o próprio contrato de operação e créditos são documentos indispensáveis para a liquidação destas despesas.

Veja o como fica o registo contábil da liquidação da despesa nas contas de natureza patrimonial utilizando as contas do Plano de Contas Aplicado ao Setor Público.

Pela liquidação com vencimentos salariais:

• D – 3.1.1.1.1.01.01 – REMUNERAÇÃO A PESSOAL / VENCIMENTOS E SALÁRIOS
• C- 2.1.1.1.1.01.01 – PESSOAL A PAGAR / SALÁRIOS, REMUNERAÇÕES E BENEFÍCIOS

Pela liquidação com Pagamento do principal da dívida:

• D – 2.1.2.1.1.02.01 – EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS A CURTO PRAZO / CONTRATOS DE EMPRÉSTIMOS INTERNOS (P)
• C – 2.1.2.1.1.02.01 – EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS A CURTO PRAZO / CONTRATOS DE EMPRÉSTIMOS INTERNOS (F)

Sendo (F) Passivo Financeiro e (P) Passivo Permanente.

RECONHECIMENTO DO PASSIVO SEM LIQUIDAÇÃO

O reconhecimento do passivo se dá apenas no momento da liquidação da despesa?

Nem sempre. Existem casos em que o passivo é reconhecido antes da liquidação da despesa. Veja um exemplo de reconhecimento do passivo antes da liquidação.

A administração pública ao contrair um empréstimo registra a entrada de dinheiro na conta Caixa e Equivalentes de Caixa, em contrapartida registra uma obrigação a pagar, e irá compor a dívida consolidada do ente público. Dessa forma há o reconhecimento de um passivo patrimonial cuja liquidação o correrá ao longo de vários anos, à medida que o vencimento das parcelas de juros, encargos e o principal da dívida se aproximam.

Agora veja como fica o lançamento contábil pelo reconhecimento do passivo contraído em função do recebimento de uma operação de crédito  interna:

• 1.1.1.0.0.00.00 – CAIXA E EQUIVALENTES DE CAIXA (F)
• 2.2.2.1.1.02.00 – EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS A LONGO PRAZO / EMPRÉSTIMOS INTERNOS – EM CONTRATOS (P)

Exercícios para fixação do conteúdo. (Clique AQUI)

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