A Contabilidade é uma ciência que tem como principal objetivo gerar informações uteis para seus usuários para uma correta tomada de decisão. Em se tratando de setor público a este objetivo vai mais além, pois a Contabilidade é base para a prestação de contas dos gestores. Logicamente as prestações de contas são compostas de outras informações não contábeis, mas nosso objetivo aqui é tratar da importância dos controles internos para que as informações contidas nos demonstrativos contábeis reflitam fielmente a situação orçamentária, financeira, econômica e patrimonial das entidades do setor público.
As informações precisão ter representação fidedigna e serem verificáveis. Não é à toa que estas são duas das características qualitativas da informação contábil.
De acordo com a Norma da Estrutura Conceitual da Contabilidade Pública, editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, para ser útil a informação deve corresponder à REPRESENTAÇÃO FIDEDIGNA dos fenômenos econômicos e outros que se pretenda representar. Logo, pode-se afirmar que se a informação não for fidedigna ela não será útil para a tomada de decisão além de pôr em dúvida a credibilidade da prestação de contas.
A norma contábil estabelece VERIFICABILIDADE é a qualidade da informação que ajuda a assegurar aos usuários que a informação contida nas demonstrações contábeis do setor público representa fielmente os fenômenos econômicos ou de outra natureza que se propõe a representar. Assim, não basta que a informações esteja estampada no corpo da demonstração contábil, ela precisa ser verificável e esse é um dos trabalhos que devem ser realizados pelas auditorias internas e externas.
Assim, podemos afirmar seguramente que as demonstrações contábeis só representam fidedignamente os saldos patrimoniais e as transações ocorridas no setor público em um determinado período se os controles internos utilizados pela entidade forem eficientes e eficazes.
A NBCP T 16.8. que trata dos controles internos contábeis no âmbito do setor público define o controle interno contábil como sendo aquele relacionado à veracidade e à fidedignidade dos registros e das demonstrações contábeis. Ainda segundo esta norma os procedimentos de controle são medidas e ações estabelecidas para prevenir ou detectar os riscos inerentes ou potenciais à tempestividade, à fidedignidade e à precisão da informação contábil.
Imagine uma situação hipotética em que o balanço patrimonial de um ente governamental apresente um saldo no saldo da conta estoque o valor de R$ 1.000.000,00. Imagine também que neste mesmo ente governamental os controles internos para as entradas, saídas e controle de estoque de medicamentos e de merenda escolar sejam frágeis. Para piorar digamos que não sejam realizadas auditorias internas para sugerir e cobrar melhorias. Em suma situação como esta seria praticamente impossível que o saldo apresentado no balanço patrimonial desta entidade reflita fidedignamente esta informação, não acha?
Não restam dúvidas que a implementação de controles internos efetivos e também da realização de auditorias internas periódicas impactam positivamente nas demonstrações contábeis fazendo com que estas reflitam fielmente a posição orçamentária, feneceria, econômica e patrimonial das entidades do setor público.
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